2016年1月開始の『マイナンバー制度』運用の対応(中小企業)

マイナンバー運用を知る

2016年1月から『マイナンバー制度』の運用が開始されます。

マイナンバー(個人番号)の管理は基本的に会社単位で行う必要がありますが、管理を委託することも可能です。

しかしマイナンバーの取扱いの「基本方針」は、委託の有無に関わらず各社で策定するものです。中小企業(従業員100名以下)は軽減措置が取られていますので最低限の対応のみで間に合わせましょう。実際に運用しながら改善できます。

気を付けたいのは“罰則規程”が厳しくとられることです。これは企業規模に関わらず適用され、その範囲が個人にも及ぶものとなっています。

そのためにも、まずは“知る”ことからです。内閣官房のサイトに詳しい内容と運用の仕方がありますので参考にするのもよいでしょう。

内閣官房サイトマイナンバー制度

 

マイナンバー管理運用の明確化とポイント

マイナンバー基本方針、取扱規程の策定は中小企業については任意となっていますが、取扱いの責任者(担当者)や実務の流れの明確化は最低限する必要があります。実務のフローと情報管理の責任者、対応引き継ぎ等の確認(明文化)は必ず行いましょう。

対応を行う際の留意点として考えられるのは以下の通りです。(中小企業向け)

  • 事務における責任者の設置及び責任の明確化
  • 事務取扱担当者の明確化及びその役割の明確化
  • 事務取扱担当者が取扱う特定個人情報等(マイナンバー)の範囲の明確化
  • 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実またはその兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
  • 情報漏えい等事案の発生または兆候を把握した場合の責任者等への報告連絡体制
  • 特定個人情報等を複数の部署で取扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

これらの明文化はもちろん、分かりやすいようにフロー図を作って運用実務のマニュアルを作成するのもよいでしょう。

フロー図
 

 

(情報漏えいに関しては以前からある個人情報保護法に準ずる)

※情報漏えいの際に報告を要しないケース

  1. 影響を受ける可能性のある本人すべてに連絡した場合。
  2. 外部に漏えいしていないと判断される場合
  3. 従業員が不正に持ち出したり利用したりした事案ではない場合
  4. 事実関係の調査を了し、再発防止を決定している場合
  5. 事案における特定個人情報の本人の数が100人以下の場合

※101人以上の従業員の事業規模に報告義務があります。

 

もしもの時のマイナンバーについての問い合わせ先

0120-95-0178/お問い合わせ

 



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