簡単!ExcelVBAでつくるマイナンバー管理システム(準備編)

コスト削減!自社内で簡単管理のすすめ

中小企業にはマイナンバーを運用するための「安全管理措置」の軽減が取られていますが、マイナンバー取扱いに関する業務の取扱いの記録を残すことは義務付けられています。いわばマイナンバーに関わる業務の作業報告を記録することです。委託する場合でもその委託の事実を記録する必要があります。

これは①特定個人情報取扱記録台帳を作成して記録すればよいでしょう。

また会社規模に関わらず従業員や給与(報酬)を支払っている関係者のマイナンバーを取得する必要があります。基本的に従業員及びその扶養家族のマイナンバーを取得するのはその会社の事務取扱者しかできません。

所得したマイナンバーの管理を委託することは可能ですが、コストをかけなくても自社で管理することができます。Excelを利用している会社であればExcelVBAを利用した簡単な②運用システムで対応が可能です。

セキュリティと記録をとることを徹底して自社での運用をおすすめします。

ではExcelVBAを利用したマイナンバー運用システムと記録台帳の作成方法をご紹介します。

 

マイナンバー管理システムの必要性

マイナンバーの管理やセキュリティ対策を行うのはすべての会社にとって義務です。委託すれば簡単だけど、そこまでコストをかけられないというのが本音。

そこで簡単なVBAの記述をするだけの簡易管理システムを作りました。最低限の機能は備えていますが、これを元に自社オリジナルの簡易体制を作ってください。

 

マイナンバー管理体制のポイント

重要なのはこれまでの情報管理(社員情報、勤怠管理、給与等)システムとは切り離して、マイナンバー単独で管理することです。安全管理措置の面からも情報は分散させたほうが賢明です。

管理システムのポイントとして特に重要なことは3点あります。

  1. マイナンバーは独立して管理する
  2. アクセス権限を決める
  3. 操作・照会ログ(証跡)を残し、分析できるようにする

それでは具体的な管理システムを作成していきます。

 

必要な環境の設定

  • 必要な環境:管理用の独立した環境(取扱担当者および責任者のみがアクセスできるパソコン及びExcel
  • ファイルの作成: ①特定個人情報取扱記録台帳(Excel/人為的入力) ②マイナンバー管理システム(ExcelVBA/自動)
  • システム要件:上記、管理体制のポイントの機能を備えている

最低限のセキュリティで必要なのは“アクセス制限をする”ことと、もしもの場合に対応できる“情報(記録)を持つ”ことです。

※パソコンにセキュリティソフトを搭載していることが前提です。

 



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