簡単!ExcelVBAでつくるマイナンバー管理システム(実践編Excel)

はじめに、管理システムファイルをどこにおくかを決めます。マイナンバー運営で利用する書類のひな形や取扱規程、マニュアルと同じフォルダにまとめるのがよいでしょう。

■任意の場所に「マイナンバー」運用フォルダを新規で作成する。(フォルダファイルは自由でOK)

1.特定個人情報取扱記録台帳を作る

■「Excelワークシート」を新規作成する。

→フォルダ名は任意で(ここでは「特定個人情報取扱管理台帳」とします)

※手入力です。マイナンバーを利用した【業務内容】を記述します。

【記入項目】

○日付:作業(業務)を行った日付

○種類/名称:作業をした(マイナンバーを使用した)書類、ファイル

○対象者:従業員、扶養家族、取引先、等

○情報の項目:氏名、生年月日、個人番号、等

○利用目的:税務署への提出、新規入社手続き、等

○記録媒体:紙、システム(データベース)、USB

○取扱部署:人事部、経理部

○取扱担当者:アクセス権をもつ人(業務を行う人)

○責任者:総務部長、人事部長、

○保管場所:システム内(PC)、施錠できるキャビネット

○保存期間:必要なくなったとき、3年、7年

○削除・破棄方法:シュレッダー、データ消去

 

台帳

(台帳イメージ)

 

 

2.管理システムをつくる

マイナンバー取扱いのログ(記録)を“自動で”とるものです。作為を加えない、ありのままの情報です。

■新規でExcelファイルを作成する。

–任意でファイル名を付ける(ここでは「マイナンバー管理システム」)

–作成するExcelに“パスワード”の設定を行う。

 

《パスワードの設定方法》

一旦、作成したファイルを開き「名前を付けて保存」でパスワードの設定を行う。

この時に設定を行う項目は、

-①ファイルの種類の変更(Excel.xlsx→Excelマクロ有効ブック.xlsm

-②バックアップファイルを作成。レ点を付ける。

-③読み取りパスワード/書き込みパスワードの2種類を設定する

 

パスワードの設定

 

 

■新規Excel内に記録用ログ取得シートを4つ、システム利用ログ取得シート(隠しシート)を1つ作成(計5シートを作成)

つくるシートと項目は、

特定個人情報:記入、閲覧等の実務で利用頻度がいちばん高い(項目∥名前、処理、個人番号)

更新記録:①シートの更新が行われた場合、自動でログを取得(項目∥シート名、名前、ユーザー、日時、備考)

開閉履歴:システムへのアクセス記録を取得する(項目∥日時、開閉、ユーザー)

印刷履歴:個人番号情報が出力(プリントアウト)された場合の記録を取得(項目∥日時、印刷、ユーザー)

data:管理システム内の動作に対してログを取得する(項目∥シート名、日、セル、ユーザー)

–“隠しファイル”にします。(隠しファイルにするためには、『dataシート』→右クリック→「非表示」)メンテナンスの時に不正な動きがないかチェックします。

 

実際に手入力して使用するシートは「特定個人情報」のシートのみです。他はセキュリティの観点から“記録を残す”ことを目的にログが自動で収集されます。

この一連の動作をVBAでシステム化します。

 

隠しファイル
 

 



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