簡単!ExcelVBAでつくるマイナンバー管理システム(実践編Excel)
はじめに、管理システムファイルをどこにおくかを決めます。マイナンバー運営で利用する書類のひな形や取扱規程、マニュアルと同じフォルダにまとめるのがよいでしょう。
■任意の場所に「マイナンバー」運用フォルダを新規で作成する。(フォルダファイルは自由でOK)
1.特定個人情報取扱記録台帳を作る
■「Excelワークシート」を新規作成する。
→フォルダ名は任意で(ここでは「特定個人情報取扱管理台帳」とします)
※手入力です。マイナンバーを利用した【業務内容】を記述します。
【記入項目】
○日付:作業(業務)を行った日付
○種類/名称:作業をした(マイナンバーを使用した)書類、ファイル
○対象者:従業員、扶養家族、取引先、等
○情報の項目:氏名、生年月日、個人番号、等
○利用目的:税務署への提出、新規入社手続き、等
○記録媒体:紙、システム(データベース)、USB
○取扱部署:人事部、経理部
○取扱担当者:アクセス権をもつ人(業務を行う人)
○責任者:総務部長、人事部長、
○保管場所:システム内(PC)、施錠できるキャビネット
○保存期間:必要なくなったとき、3年、7年
○削除・破棄方法:シュレッダー、データ消去

(台帳イメージ)
2.管理システムをつくる
マイナンバー取扱いのログ(記録)を“自動で”とるものです。作為を加えない、ありのままの情報です。
■新規でExcelファイルを作成する。
–任意でファイル名を付ける(ここでは「マイナンバー管理システム」)
–作成するExcelに“パスワード”の設定を行う。
《パスワードの設定方法》
一旦、作成したファイルを開き「名前を付けて保存」でパスワードの設定を行う。
この時に設定を行う項目は、
-①ファイルの種類の変更(Excel.xlsx→Excelマクロ有効ブック.xlsm)
-②バックアップファイルを作成。レ点を付ける。
-③読み取りパスワード/書き込みパスワードの2種類を設定する
■新規Excel内に記録用ログ取得シートを4つ、システム利用ログ取得シート(隠しシート)を1つ作成(計5シートを作成)
つくるシートと項目は、
①特定個人情報:記入、閲覧等の実務で利用頻度がいちばん高い(項目∥名前、処理、個人番号)
②更新記録:①シートの更新が行われた場合、自動でログを取得(項目∥シート名、名前、ユーザー、日時、備考)
③開閉履歴:システムへのアクセス記録を取得する(項目∥日時、開閉、ユーザー)
④印刷履歴:個人番号情報が出力(プリントアウト)された場合の記録を取得(項目∥日時、印刷、ユーザー)
⑤data:管理システム内の動作に対してログを取得する(項目∥シート名、日、セル、ユーザー)
–“隠しファイル”にします。(隠しファイルにするためには、『dataシート』→右クリック→「非表示」)メンテナンスの時に不正な動きがないかチェックします。
実際に手入力して使用するシートは「特定個人情報」のシートのみです。他はセキュリティの観点から“記録を残す”ことを目的にログが自動で収集されます。
この一連の動作をVBAでシステム化します。

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