簡単！ExcelVBAでつくるマイナンバー管理システム（実践編Excel）

はじめに、管理システムファイルをどこにおくかを決めます。マイナンバー運営で利用する書類のひな形や取扱規程、マニュアルと同じフォルダにまとめるのがよいでしょう。

■任意の場所に「マイナンバー」運用フォルダを新規で作成する。（フォルダファイルは自由でOK）

1.特定個人情報取扱記録台帳を作る

■「Excelワークシート」を新規作成する。

→フォルダ名は任意で（ここでは「特定個人情報取扱管理台帳」とします）

※手入力です。マイナンバーを利用した【業務内容】を記述します。

【記入項目】

○日付：作業（業務）を行った日付

○種類/名称：作業をした（マイナンバーを使用した）書類、ファイル

○対象者：従業員、扶養家族、取引先、等

○情報の項目：氏名、生年月日、個人番号、等

○利用目的：税務署への提出、新規入社手続き、等

○記録媒体：紙、システム（データベース）、USB

○取扱部署：人事部、経理部

○取扱担当者：アクセス権をもつ人（業務を行う人）

○責任者：総務部長、人事部長、

○保管場所：システム内（PC)、施錠できるキャビネット

○保存期間：必要なくなったとき、3年、7年

○削除・破棄方法：シュレッダー、データ消去

（台帳イメージ）

2.管理システムをつくる

マイナンバー取扱いのログ（記録）を“自動で”とるものです。作為を加えない、ありのままの情報です。

■新規でExcelファイルを作成する。

–任意でファイル名を付ける（ここでは「マイナンバー管理システム」）

–作成するExcelに“パスワード”の設定を行う。

《パスワードの設定方法》

一旦、作成したファイルを開き「名前を付けて保存」でパスワードの設定を行う。

この時に設定を行う項目は、

-①ファイルの種類の変更（Excel.xlsx→Excelマクロ有効ブック.xlsm）

-②バックアップファイルを作成。レ点を付ける。

-③読み取りパスワード/書き込みパスワードの2種類を設定する

■新規Excel内に記録用ログ取得シートを４つ、システム利用ログ取得シート（隠しシート）を１つ作成（計５シートを作成）

つくるシートと項目は、

①特定個人情報：記入、閲覧等の実務で利用頻度がいちばん高い（項目∥名前、処理、個人番号）

②更新記録：①シートの更新が行われた場合、自動でログを取得（項目∥シート名、名前、ユーザー、日時、備考）

③開閉履歴：システムへのアクセス記録を取得する（項目∥日時、開閉、ユーザー）

④印刷履歴：個人番号情報が出力（プリントアウト）された場合の記録を取得（項目∥日時、印刷、ユーザー）

⑤data：管理システム内の動作に対してログを取得する（項目∥シート名、日、セル、ユーザー）

–“隠しファイル”にします。（隠しファイルにするためには、『dataシート』→右クリック→「非表示」）メンテナンスの時に不正な動きがないかチェックします。

実際に手入力して使用するシートは「特定個人情報」のシートのみです。他はセキュリティの観点から“記録を残す”ことを目的にログが自動で収集されます。

この一連の動作をVBAでシステム化します。